En esta sección usted encontrará el paso a paso para la formalización de empresas:
1. Cree su empresa ( acceder al Centro de Atención Empresarial -CAE).
2. Proteja, respete y asegure a sus colaboradores: Un empresario formal y responsable vela por el cumplimiento de las obligaciones laborales y de seguridad social de sus empleados y colaboradores, brindando así la protección a ellos y a sus familias. No olvide realizar:
§ Pago oportuno de salarios ordinarios y extraordinarios.
§ Pago oportuno de prestaciones sociales, indemnizaciones laborales y descanso remunerado.
§ Afiliación y pago oportuno de aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales.
§ Afiliación y pago oportuno de aportes parafiscales (SENA, cajas de compensación familiar, e Instituto Colombiano de Bienestar Familiar-ICBF).
§ Realización de las consignaciones de las cesantías antes de cada 15 de febrero en los respectivos fondos que el trabajador elija al momento de iniciar a laborar.
3. Cumpla oportunamente con las obligaciones legales para el funcionamiento de su establecimiento de comercio: Para ejercer su actividad económica verifique si está obligado a cumplir algunos requisitos fijados por el Estado para el funcionamiento y operación legal de su empresa:
§ Cumplir con las condiciones sanitarias establecidas en la Ley 9 de 1979 (averigüe en la Secretaría de Salud del Municipio, qué debe hacer de acuerdo con el tipo de establecimiento).
§ Registrar sus libros de comercio ante la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia.
§ Cumplir con las normas de usos del suelo (consulte en la Dirección de Planeación Municipal).
§ Obtener el Registro Nacional de Turismo, RNT (sólo para los prestadores de servicios turísticos). Se puede tramitar en la página web
§ Pago de derechos de autor (sólo para algunos establecimientos), ante las oficinas de Sayco-Acinpro u otras autorizadas.
§ Certificado expedido por el Cuerpo de Bomberos, verificar que su establecimiento cumple las normas de seguridad exigidas por las normas legales.
4. Mantenga al día sus obligaciones legales: Tenga siempre presentes las fechas para el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, fiscales, registrales y sanitarias ante las autoridades respectivas.
§ Renovación anual (antes del 31 de marzo) de la matrícula mercantil ante la Cámara de Comercio.
§ Diligenciamiento y presentación de declaraciones tributarias ante la DIAN en los plazos establecidos.
§ Declaración anual de Industria y Comercio en los plazos establecidos por la Subsecretaría de Rentas Municipales de Medellín (antes del 30 de abril de cada año).
§ Solicitud de autorización para numeración de Facturación – DIAN.
Dependiendo de la actividad económica debe realizar otros trámites complementarios:
§ Registros y permisos sanitarios de acuerdo con el tipo de producto que transforme, produzca, comercialice, distribuya o importe, por medio del Invima.
§ Registro de marca ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
§ Licencias Ambientales ante el Área Metropolitana.
§ Permiso de Vertimientos ante el Área Metropolitana.
La Alcaldía de Medellín y la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia están liderando el proyecto Medellín, ciudad Cluster, donde los emprendedores, micro y pequeños empresarios pueden acceder a información, capacitación y beneficios para la formalización empresarial.
Plan de negocio
El plan de negocio es un documento escrito en el cual se plasma de forma clara y concreta los objetivos que el empresario quiere alcanzar en su empresa en el corto, mediano y largo plazos. Le permite hacer una valoración técnica, social y económica de sus distintas alternativas, y establecer las diferentes estrategias que debe implementar para el logro de sus metas.
Un plan de negocios debe contener:
§ El Concepto del negocio: nombre, objetivos, descripción del producto y/o servicio, público objetivo.
§ Valoración del riesgo de inicio en los aspectos técnicos, mercados, administrativo, financiero, legal y ambiental.
§ Conocer las necesidades del equipo de trabajo en cuanto a perfiles, la formación, habilidades, destrezas y competencias que requiere de cada miembro.
§ Diseño de estrategia de innovación y diferenciación de la competencia.
§ Mercado actual y potencial en cifras.
§ Ventaja competitiva y propuesta de valor.
§ Inversión requerida.
§ Tiempo de recuperación de la inversión.
§ Proyecciones de ventas y viabilidad financiera.
§ Descripción del negocio: ¿De dónde surge la idea de negocio?
§ ¿Cuáles son los antecedentes?
§ ¿Cuál es la actividad económica, el público objetivo, las ventajas competitivas y la localización geográfica?.
§ Plan Estratégico de Mercadeo: El plan de mercadeo es el camino que el empresario se traza desde el comienzo, para tener un norte claro de conocer quién es el cliente, dónde está ubicado, qué compra, en qué condiciones, cuándo y cómo lo hace, y qué espera recibir después de tomar una decisión. Esto nos da pauta sobre el devenir de la empresa en términos comerciales y de mercado. En el plan deben estar especificados el público objetivo, las metas por alcanzar en cada período de tiempo, el porcentaje de mercado que se quiere penetrar, las estrategias, tácticas y actividades que se implementarán para lograr los objetivos, y las necesidades en recursos técnicos, tecnológicos y humanos; igualmente se debe tener presente a la competencia para generar estrategias diferenciadas. El plan de mercadeo requiere una investigación inicial basada en fuentes primarias y secundarias, que le permiten a la persona tener un escenario claro del propio negocio, con un estudio profundo de las necesidades de los clientes, así como de realizar una adecuada mezcla de mercadeo, producto, precio, plaza y promoción.
§ Estructura innovadora y tecnológica: Permite conocer la disponibilidad de maquinaria y equipo a utilizar, usos eficientes de energía, la relación de horas máquina/hombre, asignación de materias primas, condiciones de inversión, diseños de empaques, oferta de servicios, racionalización de procesos.
§ Estructura de costos, proveedores y suministros: Sobre este aspecto se deben identificar los costos variables y fijos para la producción del bien o servicio; de la misma manera hay que tener presente el proceso de selección de proveedores a partir de identificar la cadena de abastecimiento y sus condiciones logísticas, teniendo en cuenta la calidad de su trabajo, los tiempos de respuesta, la ubicación, la garantía que ofrecen y las políticas de pago; también, la frecuencia de suministros y la rotación de inventario.
§ Organización y recursos humanos: Es necesario que se estructure un organigrama que se adecúe al tipo de organización que se va a tener, que defina claramente las líneas de mando y el flujo de comunicación entre las diferentes áreas. La misión y la visión deberán ser redactadas por un equipo de trabajo interdisciplinario y se deberá socializar a todos los empleados para que sean incorporadas por éstos en su quehacer diario. De igual manera, se deben definir las políticas internas que orientarán sobre el funcionamiento general del negocio, y los derechos y deberes que tendrán los empleados para el buen desempeño de las labores.
§ En cuanto a la contratación de personal se deberán seguir los lineamientos exigidos por la normatividad vigente por el Estado, y verificar con anticipación el proceso contractual, es decir, las entidades e instituciones públicas y privadas que intervienen, tiempos de respuesta y costos.
§ Análisis financiero: Es necesario definir la estructura financiera del negocio, que está soportada en el patrimonio, el capital de trabajo, los costos, las inversiones previstas, las fuentes de financiación, el flujo de caja, la contabilidad y la rentabilidad. Se requiere tener un balance general de inicio, y seguimiento a los indicadores básicos financieros que son liquidez, endeudamiento, rentabilidad y de actividad
§ Aspectos formales y estructura legal que tendrá el negocio: Se refiere a todos aquellos trámites administrativos y legales necesarios que deben realizarse para constituir una empresa, y el régimen fiscal al que deberá responder.
La formalidad, un buen negocio
Según cifras del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo del año 2009, las mipymes representan 99% del tejido empresarial del país, no obstante, alrededor de 60% de ellas son informales. En Medellín se trabaja para reducir esa informalidad acercando al emprendedor/empresario información sobre cuáles trámites debe realizar para ajustar su empresa a los lineamientos legales, ante cuáles entidades debe realizar cada trámite, cuánto dinero cuestan, cuánto tiempo se debe invertir y qué beneficios y servicios obtiene por hacerlo.
En el siguiente cuadro se relacionan las oportunidades que presenta una empresa formal y los riesgos y obstáculos que debe asumir una empresa informal.
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